NUM Hub - Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Datenverarbeitung im Geltungsbereich des Webportals

Der NUM Hub ist das interne Webportal für die Community des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM). Bei der Nutzung der Webportaldienste, die unter den Domains netzwerk-universitaetsmedizin.de und numhub.de betrieben werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen und wir möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Webportaldienste sicher fühlen.

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung ausschließlich für die Nutzung der Webportaldienste unter den genannten Domains gilt.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Alle über den NUM Hub und seine Funktionalitäten erfassten persönlichen Daten werden nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend: „DSGVO“ oder „EU-DSGVO“) behandelt. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Ziel und Zweck der Erfassung der Daten ist es, die Zusammenarbeit der im NUM Beteiligten zu organisieren. Dies soll durch die Bereitstellung verschiedener Tools zur Kollaboration (Online-Dateiablage, kollaborative Dokumentenverarbeitung, Informationsseiten, Online-Kalender etc.) und Kommunikation (Chat, Mailing-Liste, Forum, Kontaktsuche etc.) erreicht werden.

Zur Registrierung ist die Erfassung der nachstehenden personenbezogenen Daten erforderlich. Im Rahmen der Registrierung für die Plattform werden Daten von den Nutzer*innen erfasst. Abhängig von den genutzten Teilbereichen des NUM fallen darunter alle oder ein Teil der folgenden personenbezogenen Daten:

Im Rahmen der Plattform-Nutzung werden folgende Daten der Nutzer*innen erfasst

Eine weitergehende Angabe von personenbezogenen Daten ist nicht erforderlich und erfolgt daher in Ihrer eigenen Verantwortlichkeit. Wir bitten Sie darauf zu achten, dass Sie uns nur die abgefragten bzw. erforderlichen Daten mitteilen.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der Daten basiert auf der Notwendigkeit zur Durchführung des für Ihr Beschäftigungsverhältnis geschlossenen Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) i.V.m. § 26 BDSG.

Jede*r Betroffene hat das Recht auf Berichtigung seiner/ihrer Daten gemäß Art. 16 DSGVO, auf Löschung seiner/ihrer Daten gemäß Art. 17 DSGVO und auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Dies kann in einigen Fällen, welche durch den Art 17 Abs.3 (Buchstabe a-e) abgedeckt sind, jedoch nicht durchgeführt werden (z. B. Anträge, Publikationen und Videoaufzeichnungen von Veranstaltungen).

Alle Daten werden auf einem Server im Geltungsbereich der EU-DSGVO gespeichert.

Wir berücksichtigen bei der Datenweitergabe an externe Dienstleister das Grundprinzip der Datensparsamkeit. Auskunft über Daten, Sperrung oder Löschung von Daten kann der/die jeweilige Nutzer*in schriftlich über die E-Mailadresse forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de beantragen.

Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner für die Verarbeitung ist:

Koordinierungsstelle
Netzwerk Universitätsmedizin
Charité – Universitätsmedizin Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
E-Mail: forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de

Der zuständige Datenschutzbeauftragte ist:

Behördliche Datenschutzbeauftragte der Charité –
Universitätsmedizin Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
E-Mail: datenschutz@charite.de

Die Speicherdauer der Daten beträgt 3 Jahre nach letztem Login.

3. Externe Links und Inhalte von Dritten

Die Autorenrechte für hochgeladene Dokumente verbleiben bei den jeweiligen Verfasser*innen des Dokuments.

Für den jeweiligen Inhalt von Dokumenten, E-Mails, Videos, etc. sind die jeweiligen Autor*innen/Personen verantwortlich. Bei rechtswidrigem Verhalten oder Verfassen von diskriminierenden, sexistischen oder rassistischen Kommentaren oder Inhalten behält sich der Betreiber der Plattform vor, die jeweiligen Inhalte zu löschen und den Zugang der verantwortlichen Person nach vorheriger Information zu löschen.

Oben genannte, nicht erwünschte Inhalte können unter forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de von den Mitgliedern der Plattform gemeldet werden.

Genauere Erläuterung der Nutzung von personenbezogenen Daten innerhalb der Plattform

ORCID

Die bei der Registrierung abgefragte ORCID https://orcid.org/ wird genutzt, um Informationen zur wissenschaftlichen Arbeit (Publikationen und Poster) der Nutzer*innen abzufragen und diese intern im NUM Hub anzuzeigen. Diese Informationen sind über das interne Kontaktsuche-Modul und das Profile-Modul für nur im NUM Hub eingeloggte Nutzer*innen verfügbar. Eine Weitergabe der ORCID an Dritte ist ausgeschlossen.

Die über die ORCID abgefragten Daten sind öffentlich verfügbare Informationen, welche in ORCID selbst https://orcid.org/, auf PubMed (https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/) oder Web of Science https://www.webofscience.com/ zu finden sind. Diese Informationen werden über deren öffentliche Entwicklungsschnittstellen und Webseiten extrahiert. Folgende Informationen zu den Publikationen tragen wir zusammen:

Die Zuordnung der in ORCID hinterlegten Daten erfolgt im NUM Hub automatisch. Es kann daher vereinzelt zu Fehlzuordnungen oder unvollständigen Einträgen kommen. Kontaktieren Sie in solchen Fällen bitte die NUM-Koordinierungsstelle unter forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de.

Ein Verfügbarmachen der o. g. Informationen an externe Dienstleister oder eine Veröffentlichung (bspw. eine öffentliche Team-Seite) ist nicht vorgesehen und bedarf der expliziten Zustimmung der Nutzer*innen.

E-Mail

E-Mails werden zur Kommunikationsaufnahme für die NUM-interne Kommunikation (z. B. Support-Anfragen, Ankündigungen, Benachrichtigungen etc.) als auch für Portal-/Gruppenspezifische Kommunikation genutzt. Dafür werden Mailing-Listen gepflegt, in denen Sie Ihre E-Mail-Adresse wiederfinden werden.

Für eine niederschwellige Kommunikation wird Ihre E-Mail-Adresse im Rahmen des internen Kontaktsuche-Moduls und des Profile-Moduls nur für Nutzer*innen sichtbar, die sich für den NUM Hub registriert haben. Ihre E-Mail-Adresse wird ebenfalls für die NUM-Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt (z.B. in Ankündigungen, in Newslettern, in Pressemitteilungen etc.).

Profilbilder

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und respektieren Ihre persönlichen Daten. Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform ist es möglich, dass Sie ein Profilbild hochladen. Dazu gehören beispielsweise Chats, Foren oder unsere Kontaktsuche. Wir versichern Ihnen, dass wir Ihre Bilder nicht ohne Ihre Zustimmung an Dritte weitergeben werden. Wir haben technische Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre Bilder sicher und geschützt sind.

Eine Weiterleitung an Dritte wie externe Dienstleister und Teilprojekte erfolgt ausschließlich nach expliziter Einverständniserklärung und erfolgt ausschließlich im Rahmen der von uns vorgegebenen Zwecke und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Für eine Veröffentlichung (bspw. Öffentliche Team-Seite) bedarf es der expliziten Zustimmung der Nutzer*innen, welche gesondert erfolgen muss.

Genauere Erläuterung der Nutzung von personenbezogene außerhalb der Plattform

Weiterleitung personenbezogener Daten an Externe

Für einen einwandfreien laufenden Betrieb nutzen wir zu einem Teil Software von externen Dienstleistern. Des Weiteren stellen wir als Anbieter externen Dienstleistern eine Schnittstelle von KeyCloak zur Verfügung, um Identitäten, Nutzer-Gruppen und -Rollen zugänglich zu machen. Dabei werden nur die erforderlichen personenbezogenen Daten wie Name, E-Mail und Nutzergruppen/-rollen an den Dienstleister übermittelt. Eine Verarbeitung der Daten durch den Dienstleister erfolgt ausschließlich im Rahmen der von uns vorgegebenen Zwecke und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus haben wir mit unseren zentralen Dienstleistern (Webagentur Amedick Sommer, Brevo) entsprechende Auftragsdatenverarbeitungs-Verträge (AVV-Verträge) abgeschlossen, die die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherstellen. Diese Vereinbarungen berücksichtigen auch alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff, Missbrauch oder Verlust zu verhindern.

Der/die Nutzer*in hat jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner/ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

In diesem Rahmen erhalten die in der Tabelle aufgeführten externen Dienstleister folgende Daten:

| Externer Dienstleister | Zwecke | Daten | |---|---|---| |Amedick Sommer|Durch den Dienstleister wird ein spezifisches Webportal des NUM Hub, das sog. Adminportal (ehem. NUM-Portal) betreut. Im Admin-Portal werden insbesondere interaktive Antragsformulare i. R. des Drittmittelmanagements hinterlegt sowie Vorlagen und Hintergrundinformationen (z. B. Projektanträge) bereitgestellt. Es besteht eine Single-Sign-On-Schnittstelle vom Adminportal zum NUM Hub.|Name, E-Mail-Adresse, Geschäftliche Adress- /Kontaktdaten (Vor- und Zuname, Telefon, Adresse) und Profilbilder| |Brevo (https://www.brevo.com/en/)|E-Mails an die Nutzer*innen der Plattform werden zukünftig über die vom Dienstleister bereitgestellte Infrastruktur verschickt.|E-Mail, E-Mail-Adresse und Adressaten| |ORCID.org|Von der Publikations-datenbank „orcid.org“ werden über eine Schnittstelle öffentliche zugängliche Informationen über Publikationen abgefragt und im NUM Hub in Nutzerprofilen hinterlegt.|Publikationszitation, Publikationsabstracts und Publikationsschlagworte| |Web of Science|Von der Publikations-datenbank „Web of Science“ werden über eine Schnittstelle öffentlich zugängliche Informationen über Publikationen abgefragt und im NUM Hub in Nutzerprofilen hinterlegt.|Publikationszitation, Publikationsabstracts und Publikationsschlagworte| |Pubmed|Von der Publikations-datenbank „Pubmed“ werden über eine Schnittstelle öffentliche zugängliche Informationen über Publikationen abgefragt und im NUM Hub in Nutzerprofilen hinterlegt.|Publikationszitation, Publikationsabstracts und Publikationsschlagworte|